Bất cứ một kế toán nào cũng cần phải biết cách xuất hóa đơn điện tử, bởi vì đây là một nghiệp vụ hết sức cơ bản. Trong trường hợp nếu như bạn chưa biết cần phải làm sao để xuất hóa đơn điện tử cho đúng chuẩn, vậy thì hãy đừng bỏ qua bài viết này vì chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu những điều cần biết cũng như các để xuất hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn cách làm kem chuối đơn giản tại nhà
Blockchain là gì? Tìm hiểu sơ lược về công nghệ Blockchain
Wonder Woman 1984 – Sự thành công nối tiếp thành công
1. Cần biết gì về hóa đơn điện tử?
Trước khi tìm hiểu về cách xuất hóa đơn điện tử, chúng ta cần phải biết được các kiến thức cơ bản nhất về loại hóa đơn này. Cụ thể hơn đó là bạn sẽ cần phải biết về khái niệm, phân loại của hóa đơn điện tử, từ đó mới xuất hóa đơn một cách phù hợp nhất được.
Dựa theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn là một loại chứng từ kế toán, được các cá nhân, đơn vị, tổ chức kinh doanh bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ sử dụng để ghi nhận các thông tin giao dịch hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Mẫu hóa đơn được lập dựa theo quy định trong luật kế toán. Vậy thì hóa đơn điện tử sẽ giống với hóa đơn thông thường, thế nhưng chúng lại ở dạng dữ liệu điện tử và được dùng để ghi nhận thông tin thông qua các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả những loại được khởi tạo bằng thiết bị có chuyển dữ liệu dạng điện tử tới cơ quan thuế như là máy tính tiền. Cũng dựa theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử được phân chia ra nhiều loại, chính phủ đã quy định về các loại hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: là loại hóa được được sử dụng đối với những người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ phục vụ cho mục đích kê khai thuế giá trị gia tăng dựa theo phương pháp khấu trừ, trong đó bao gồm cả những hóa đơn được tạo ra bởi máy tính tiền với khả năng kết nối để chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế.
- Hóa đơn bán hàng: là loại hóa đơn cũng được áp dụng đối với những người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, thế nhưng nó phục vụ mục đích kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp chứ không phải là khấu trừ, trong đó cũng bao gồm hóa đơn tạo ra bởi máy tính tiền.
- Các loại hóa đơn khác: Một số chứng từ điện tử sẽ được coi là hóa đơn điện tử khác nếu đáp ứng được nội dung yêu cầu của hóa đơn điện tử, ví dụ thường thấy nhất đó là phiếu thu điện tử, thẻ điện tử, vé điện tử, tem điện tử, phiếu hoặc chứng từ điện tử….
Đối với trường hợp các loại hóa đơn điện tử khác thì chúng cũng được chia ra làm hai loại khác nhau đó là có chứa mã của cơ quan thuế hoặc là không chứa mã của cơ quan thuế. Hai loại này có một sự khác biệt, đó là với loại có chứa mã của cơ quan thuế thì mã được cấp bởi cơ quan thuế.
2. Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử?
Trên thực tế, có rất nhiều đơn vị kinh doanh sản phẩm hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, thế nhưng không phải đơn vị nào cũng có hóa đơn. Vậy thì khi nào chúng ta sẽ cần phải xuất hóa đơn điện tử?
- Xuất hóa đơn điện tử để phục vụ cho mục đích lưu thông hàng hóa trên đường vận tải, hóa đơn sẽ chứng minh được nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch khi được kiểm tra bởi cơ quan chức năng.
- Xuất hóa đơn điện tử nhằm mục đích giúp cho nhân viên kinh doanh được hỗ trợ trong trường hợp cần giới thiệu sản phẩm ngoài thị trường. Lúc này hóa đơn cũng mang lại sự minh bạch về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
- Xuất hóa đơn điện tử nhằm mục đích giúp cho bên mua có thể kiểm tra được các thông tin về hàng hóa, thể hiện sự uy tín hoặc là bất cứ lúc nào bên mua có nhu cầu xuất hóa đơn và bên bán/cung cấp đáp ứng.
- Xuất hóa đơn dịch vụ dành cho các đơn vị công ty, doanh nghiệp nếu như cần chứng minh chi tiêu tài chính hoặc là các nghiệp vụ cần thiết. Ví dụ khi bạn thực hiện công việc cho công ty, có thể xin hóa đơn để mang về cho công ty thanh toán.
Dựa theo quy định thì hóa đơn điện tử nếu như hợp pháp thì có thể được xuất ra ở dạng giấy, lúc này nó được gọi là chứng từ giấy. Chứng từ giấy sẽ cần phải có thông tin nội dung khớp với hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi. Chứng từ giấy cũng chỉ có thể lưu giữ theo quy định chứ không mang lại tác dụng thanh toán hoặc giao dịch ngoại trừ chúng được khởi tạo từ thiết bị kết nối và chuyển dữ liệu với cơ quan thuế như là máy tính tiền.
3. Xuất hóa đơn như thế nào cho đúng quy định?
Vậy thì nếu như cần phải xuất hóa đơn điện tử, chúng ta sẽ cần phải làm để khi xuất ra chứng từ giấy sẽ đáp ứng đúng được quy định của pháp luật? Bạn sẽ cần phải chuẩn bị một chiếc laptop, máy tính… có kết nối internet và thực hiện những bước sau đây:
- Bước 1: Các bạn cần lựa chọn hoặc tìm một phần mềm hóa đơn điện tử tốt để doanh nghiệp sử dụng.
- Bước 2: Đăng ký tài khoản, thực hiện thanh toán để kích hoạt tài khoản hóa đơn điện tử và sử dụng được.
- Bước 3: Hoàn thành cung cấp các thông tin của doanh nghiệp mà chúng sẽ có ở trong hóa đơn.
- Bước 4: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện tạo một hóa đơn ở dạng điện tử.
- Bước 5: Trong phần mềm hóa đơn điện tử, tìm tới phần “in chuyển đổi” để xuất chứng từ giấy.
- Bước 6: Sau khi in chứng từ giấy, sử dụng con dấu của doanh nghiệp để thể hiện tính pháp lý cho chứng từ.
Dựa theo các phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau thì thao tác có thể cũng không giống nhau, tuy nhiên về cơ bản các bước thì nó sẽ là như trên, cho nên nếu như nắm được rồi thì các bạn sẽ dễ dàng xuất hóa đơn điện tử dù có phải dùng nhiều phần mềm khác nhau đi chăng nữa.
Trên bài viết là hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cơ bản, nhanh chóng và đúng với pháp luật. Hãy chú ý kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn để tránh nhầm lẫn trước khi xuất hóa đơn ra nhé. Chúc bạn thành công.
