Nếu như biết cách căn lề trong word, bạn sẽ có thể dễ dàng tùy chỉnh để có được một văn bản hoàn hảo. Đối với những văn bản được soạn thảo mà có tính phổ biến, được sử dụng tại những cơ quan nhà nước, ban ngành, trường học…. thì luôn phải có những quy chuẩn nhất định, căn lề chính là một trong số những quy chuẩn đó.
Mã QR là gì? Cách quét mã QR và ứng dụng của chúng trong thực tế
Hướng dẫn cách xóa tài khoản gmail và tài khoản google
Hệ số sử dụng đất là gì? Cách tính hệ số sử dụng đất ra sao?
Mặc dù đối với những ai có công việc liên quan tới văn phòng thì việc đánh số trang hay căn lề trong word có lẽ là rất đơn giản, thế nhưng không phải ai cũng biết phải làm sao để căn lề văn bản trong word được một cách chính xác. Bài viết này chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về cách để căn lề văn bản trong phần mềm word với các phiên bản khác nhau.
1. Cách căn lề trong word 2010 trở xuống
Để căn lề cho văn bản trong phần mềm word được chính xác, điều đầu tiên mà bạn cần phải đó là đổi đơn vị tính khoảng cách được sử dụng trở thành cm. Phần mềm word được đưa ra để sử dụng trên toàn thế giới, bởi vậy mà sẽ có nhiều đơn vị tính khác nhau trong khi tại Việt Nam chúng ta sử dụng đơn vị là cm, cho nên đây là bước cần thiết.
Dựa theo quy định về kỹ thuật trình bày các văn bản hành chính ở trên tờ giấy A4, trong trường hợp mà văn bản được trình bày dựa theo chiều dọc của khổ giấy thì khoảng cách chuẩn để căn lề sẽ là:
- Lề trên: văn bản cách mép trên của khổ giấy từ 2,0cm cho tới 2,5cm.
- Lề dưới: văn bản cách mép trên của khổ giấy từ 2,0cm cho tới 2,5cm.
- Lề trái: văn bản cách mép trên của khổ giấy từ 3,0cm cho tới 3,5cm.
- Lề phải: văn bản cách mép trên của khổ giấy từ 1,5cm cho tới 2,0cm.
Vậy thì để căn lề, chúng ta sẽ cần thực hiện như thế nào?
Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần phải lựa chọn kích thước của khổ giấy là A4, cách làm là tìm trên thanh menu công cụ tab Page Layout, sau đó lựa chọn nhóm Page Setup, trong đó có một hình mũi tên, khi nhấn vào đó thì bạn sẽ mở lên bảng cài đặt cho giao diện. Bạn tìm đến mục Paper, trong đó phần kích thước Paper Size thì bạn hãy lựa chọn A4 rồi nhấn OK là được.
Bước 2: Tiếp theo, bạn lại tiếp tục mở lại giao diện Page Setup ở trong tab Page Layout, tuy nhiên lúc này thì bạn lựa chọn phần Margins để bắt đầu thực hiện việc căn lề. Trong bảng hiện ra sẽ có các lề khác nhau cùng với một ô thông số ở bên cạnh, trong ô đó bạn điền khoảng cách mong muốn vào là được. Cụ thể hơn thì:
- Top: khoảng cách đối với lề trên, nhập giá trị là 2cm.
- Bottom: khoảng cách đối với lề dưới, nhập giá trị là 2cm.
- Left: khoảng cách đối với lề trái, nhập giá trị là 3cm.
- Right: khoảng cách đối với lề phải, nhập giá trị là 1,5cm.
Bước 3: Sau khi điền các thông số vào như mong muốn, bạn nhấn OK để lưu lại, lúc này bạn đã có thể thoải mái soạn thảo văn bản, hoặc nếu văn bản đã có sẵn thì bạn nhấn vào mục Print (phím tắt Ctrl + P), lựa chọn Print Preview để kiểm tra lại văn bản một lần nữa trước khi mang đi để in ấn.
2. Cách căn lề trong word 2016 trở lên
Nguyên nhân mà chúng ta có hướng dẫn căn lề văn bản trong phần mềm word 2016 trở lên này, đó là bởi vì giao diện sử dụng của phiên bản 2016 trở lên sẽ khác với trước ở một số mục.
Bước 1: Tương tự như trên, chúng ta cũng cần phải đổi đơn vị tính khoảng cách trở thành cm bằng cách tại menu công cụ chúng ta lựa chọn tab File, sau đó lựa chọn tới Option. Trong giao diện cài đặt thì bạn tìm tới phần Advanced, sau đó phía bên tay phải bạn hãy tìm đến mục Display. Trong đó bạn sẽ nhìn thấy có một phần đó là Show measurements in units of, hãy chuyển đơn vị ở nơi đó thành cm.
Bước 2: Cũng lại tương tự như trên, chúng ta tìm đến menu Layout trên thanh công cụ, cũng tìm tới biểu tượng căn lề là Margins để thực hiện tùy chỉnh việc căn lề. Tuy nhiên thì khác ở chỗ trong giao diện mới hiện lên, bạn sẽ cần phải tìm đến cuối danh sách để lựa chọn được phần Custom Margins. Lúc đó bạn sẽ thấy được thông số lề về nhiều hướng khác nhau, bạn đã có thể căn lề bằng cách nhập thông số:
- Top: khoảng cách đối với lề trên, nhập giá trị là 2,5cm.
- Bottom: khoảng cách đối với lề dưới, nhập giá trị là 2,5cm.
- Left: khoảng cách đối với lề trái, nhập giá trị là 3,5cm.
- Right: khoảng cách đối với lề phải, nhập giá trị là 2,0cm.
Bước 3: Sau khi đã điền xong thông số căn lề, nếu như bạn muốn đây chính là khoảng cách căn lề mặc định cho toàn bộ các văn bản được soạn thảo về sau thì hãy lựa chọn mục “Set as Default”, sau đó nhấn chuột vào nút OK để lưu lại.
Bước 4: Trong trường hợp bạn đã cài đặt một kích thước căn lề nào đó làm mặc định rồi mà muốn áp dụng chúng cho những văn bản trước, hãy mở văn bản cần sửa lề ra và tìm đến mục Margins, lựa chọn Last Custom Settings (có hình biểu tượng là ngôi sao). Lúc này thì ngay lập tức toàn bộ lề của văn bản đã soạn thảo sẽ được điều chỉnh về thông số mặc định đã được bạn cài đặt từ trước.
Vậy là chúng ta đã biết cách để cách căn lề trong word rồi đúng không nào? Hãy thử áp dụng và có được một văn bản hoàn hảo ngay nhé. Chúc bạn thành công.
