Hiện nay có rất nhiều cách kiểm tra chính tả trong word bởi phần mềm này luôn cập nhật để mang lại trải nghiệm tốt đối với những người sử dụng. Vậy thì bạn đã biết cách để kiểm tra chính tả khi sử dụng word trên máy tính chưa? Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu.
Tìm hiểu chi tiết về bảo hiểm y tế
Thuế thu nhập cá nhân là gì? Những ai phải nộp thuế TNCN?
Cách bơm ga tủ lạnh tại nhà đơn giản
Mục lục:
Kiểm tra chính tả theo dòng
Theo mặc định thì phần mềm word sẽ giúp chúng ta kiểm tra chính tả với từng dòng một. Những từ bị gõ thiếu hoặc là sai sẽ có một đường đỏ ở dưới chân, thông qua đó chúng ta sẽ biết và sửa những từ đó bằng cách chuột phải và chọn những chữ muốn sửa lại ở menu được mở ra.
Tuy nhiên thì bởi vì word không nắm bắt hết được từ vựng trên thế giới, đặc biệt là danh từ. Chính bởi vậy mà chúng có thể sẽ hiểu nhầm một vài từ đúng là sai ngữ phát. Chúng ta sẽ bỏ qua lỗi này bằng cách nhấp vào “Ignore All”. Trong trường hợp sử dụng từ ngữ đó nhiều lần thì hãy để phần mềm ghi nhớ lại bằng cách click “Add to Dictionary”.
Kiểm tra ngữ pháp theo dòng
Tương tự như với kiểm tra chính tả, tuy nhiên thì khi kiểm tra ngữ pháp, những ngữ pháp sai lại được đánh dấu bởi những đường có màu xanh. Việc này có thể được quản lý và cài đặt thông qua tùy chọn File > Options > Proofing. Thông qua tùy chọn này chúng ta có thể thấy và điều chỉnh ngữ pháp nào là đúng nhưng lại bị phần mềm hiểu nhầm là sai.
Kiểm tra bằng tay
Kiểm tra bằng tay ở đây không phải là thủ công như là phải tự mình dò tìm các lỗi. Thay vào đó chúng ta sẽ lựa chọn ở tab Review, tìm đến phần Manual Spell and Grammar Checking. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng phím tắt là F7 cho chức năng này.
Với chức năng này thì phần mềm sẽ cho phép bạn kiểm tra cũng như là sửa các lỗi về cả chính tả lẫn ngữ pháp. Đối với những nội dung word dài và nhiều thì phương pháp này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức hơn rất nhiều so với cách thủ công.
Thay đổi ngôn ngữ
Đôi khi bởi vì đặc điểm ngôn ngữ mà word có thể hiểu nhầm một từ ngữ hoặc ngữ pháp đúng trở thành sai. Nhằm khắc phục điều này thì chúng ta hãy thay đổi ngôn ngữ cho các tài liệu. Bạn chỉ cần lựa chọn tab Review, tìm đến phần Language và click vào Set Proofing Language.
Lúc này thì bạn sẽ thấy những ngôn ngữ đã được cài đặt sẵn ở ngay bên phía trái, bạn hãy lựa chọn ngôn ngữ để chuyển đổi. Ngoài ra thì bạn cũng có thể lựa chọn để cài đặt một ngôn ngữ nào đó trở thành loại ngôn ngữ mặc định cho các tài liệu được mở ở lần sử dụng sau.
Tự động sửa lỗi
Tự động sửa lỗi (AutoCorrect) là tính năng giúp cho bạn có thể tự động thay thế những từ ngữ bị sai thành từ đúng ngay khi soạn thảo văn bản. Thông thường thì tính năng này sẽ được kích hoạt mặc định, tuy nhiên khi không muốn sử dụng nữa thì bạn có thể tắt nó đi hoặc là sửa lại bằng cách lựa chọn File > Options > Proofing > AutoCorrect Options.
Trong quá trình soạn thảo và đánh máy thì tính năng này giúp tăng tốc độ lên rất nhiều. Ví dụ khi bạn gõ từ Realyl nó sẽ tự động thay thế trở thành Really. Tuy nhiên thì đôi khi một số từ ngữ đúng lại được nó hiểu nhầm hoặc là do trường hợp cần gõ sai thì tính năng này sẽ tự động thay đổi cho nên rất có thể bạn sẽ phải tắt nó đi.
Tắt tính năng kiểm tra chính tả
Trong trường hợp mà trong văn bản có quá nhiều từ vựng hoặc ngữ pháp mà word không thể hiểu được gây ra rắc rối cho việc soạn thảo thì bạn có thể tắt tính năng kiểm tra chính tả đi. Để tắt chức năng này thì bạn hãy lựa chọn File > Options > Proofing. Trong bảng mới hiện ra bạn hãy tìm đến phần When correcting spelling and grammar và bỏ tích ở ô Check spelling as you type.
Khi tắt tính năng kiểm tra chính tả thì những đường màu đỏ và màu xanh sẽ không còn xuất hiện nữa. Bạn cũng có thể loại bỏ dấu tích cả ở phần Hide spelling errors in this document only và Hide grammar errors in this document only để tắt kiểm tra chính tả trên toàn bộ các tệp word đang làm việc, đặc biệt là khi chuyển đổi từ file PDF sang Word để sử dụng.
Kiểm tra lỗi đã bị bỏ sót
Việc kiểm tra các lỗi đã bị bỏ sót trước đó chỉ áp dụng nếu như bạn sử dụng phần mềm word phiên bản 2013 trở lên. Lúc đó thì bạn sẽ thực hiện mở tệp văn bản cần kiểm tra lên, lựa chọn mục File > Options > Proofing > Recheck Document.
Sẽ có một thông báo hiện lên với hai lựa chọn là yes hoặc no.
- Chọn Yes nếu như bạn muốn chỉnh sửa các thay đổi hoặc thiết lập về việc kiểm tra lại chính tả của văn bản.
- Chọn No nếu như bạn quyết định thực hiện chạy tính năng kiểm tra lỗi chính tả trong file đang được mở.
Trên bài viết là những cách kiểm tra chính tả trong word cũng như là mẹo sử dụng liên quan. Thông qua việc này thì thời gian và tốc độ để soạn thảo của bạn sẽ tăng lên đáng kể. Chúc bạn thành công.
