Cách viết email xin việc như thế nào để tạo được sự chú ý và ấn tượng với nhà tuyển tuyển dụng thật sự không hề đơn giản. Vậy, làm cách nào để viết email xin việc chuyên nghiệp? Cùng Tung Tăng tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Mục lục:
Những lưu ý khi viết email xin việc
Tất cả những bạn sinh viên mới ra trường hoặc những có nhiều kinh nghiệm nên học cách viết email xin việc. Đầu tiên, bạn cần sử dụng địa chỉ Email cá nhân cùng với tên chuyên nghiệp, điều này giúp thể hiện sự nghiêm túc và chỉnh chu. Bên cạnh đó, tên Email cần có đầy đủ họ và tên của bạn, hoặc thêm cái ký tự đặc biệt để trong bị trùng với account khác đã được sử dụng.
Đặc biệt, tên hiển thị là yếu tố đầu tiên giúp các nhà tuyển dụng nhìn thấy, vì vậy bạn cần chỉnh sửa lại tên hiển thị, thay bằng đầy đủ họ tên của mình cho phù hợp.
Ví dụ như:
nguyentuan1211@gmail.com
phamthuhuyen.content@gmail.com
Cách phân biệt email xin việc và đơn xin việc
Email xin việc là phần nội dung được viết trực tiếp trên Email khi bạn gửi CV xin việc (hồ sơ xin việc) đến với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý cần viết ngắn gọn vì đây là viết và gửi qua thư điện tử (email).
Đối với đơn xin việc, bạn có thể làm một file đính kèm gửi cùng với CV xin việc và bạn có thể viết thư tay hoặc đánh máy đều được.
Cách viết email xin việc hoàn chỉnh
Như đã đề cập ở phía trên, bạn nên lưu ý 2 điều, một là tên email, hai là tên hiển thị email. Đối với tên email: Không dùng địa chỉ email như cobengocnghech_maiiuanh@gmail.com hay nhocliyeuem@gmail.com,… Nếu bạn sử dụng những email như vậy, chắc chắn bạn bị đánh giá là người không chuyên nghiệp và đem lại ấn tượng không tốt đối với nhà tuyển dụng.
Bố cục trình bày
Giờ đây, bạn có thể gửi qua thư điện tử, thay vì viết tay như trước đây, kèm với đó là ngày thánh năm (trong đó ngày tháng viết đơn là điều không cần thiết).
Đặt tiêu đề của email xin việc
Khi đọc các bài mô tả thông tin công việc và địa chỉ email ứng tuyển mà HR đăng tải, các bạn sẽ thường thấy có 2 trường hợp xảy ra như sau:
- Thông thường, phía cuối của thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng, cụ thể về yêu cầu của công ty. Thường sẽ kèm câu “Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ “XYZ@gmail.com” tiêu đề email ghi cụ thể: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.
Ví dụ: “Nguyễn Văn A – Nhân viên Marketing – Công ty Tung Tăng”
- Trường hợp nếu nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu cụ thể, bạn nên chọn tiêu chí ngắn gọn có chứa tên và vị trí ứng tuyển, không nên viết quá dài tránh trường hợp mất thiện cảm.
Cách mở đầu email
Bạn nên mở đầu email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” nhằm thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận mail. Lưu ý, không nên dùng “Gửi” hay “Thân ái gửi”,… vì câu từ tạo cảm giác thiếu lịch sự và thiếu tôn trọng.
Ví dụ cụ thể: “Kính gửi Hội đồng tuyển dụng Công ty Tung Tăng”
Trường hợp nếu bạn biết rõ người nhận email, bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban
Ví dụ: “Kính gửi anh Phạm Văn B – Bộ phận tuyển dụng/Trưởng phòng nhân sự Công Ty Tung Tăng”.
Phần nội dung email
Về phần nội dung email xin việc, cần đầy đủ thông tin sau:
- Giới thiệu bản thân bạn một cách ngắn gọn nhưng đầy đủ
- Nêu mục đích của việc viết email (hoặc bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào?)
- Nêu lên những kinh nghiệm nổi bật, kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp để chứng tỏ khả năng của bạn cho vị trí bạn ứng tuyển đó.
Cụ thể:
“Kính thưa Hội đồng tuyển dụng Công ty Tung Tăng.
Thưa anh/chị HR thân mến!
Tôi là Phạm Văn B – hiện nay vừa tốt nghiệp chuyên ngành XYZ của trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh.
May mắn khi tôi được biết quý Công ty đang cần tuyển vị trí Nhân viên Content Marketing qua thông tin tuyển dụng trên facebook. Vì vậy, tôi gửi thư ứng tuyển này với mong muốn được trao cơ hội làm việc và học hỏi, cũng như có thể phát triển bản thân ở lĩnh vực này.
Bên cạnh CV đã đính kèm, tôi xin gửi đến Hội đồng tuyển dụng một số bài viết mà tôi đã từng viết cho đối tác trước đây.
Sau cùng, xin cảm cảm ơn anh/chị đã dành chút thời gian quý báu của mình để xem xét thư ứng tuyển này. Rất mong sẽ nhận được sự phản hồi từ anh/chị trong thời gian sớm nhất.
Xin trân trọng cảm ơn!”
Chữ ký email
Chữ ký email còn là một trong những yếu tố quan trọng để chứng minh bạn có sự chuyên nghiệp và chỉnh chu khi gửi CV xin việc qua email. Thông thường, một mẫu chữ ký email có tính chuyên nghiệp sẽ bao gồm:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Một số thông tin cá nhân như: địa chỉ nhà, địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà,…
File đính kèm
- Tổng thể, một mẫu hồ sơ xin việc được gửi qua email sẽ bao gồm: CV , đơn xin việc và một số chứng chỉ file khác đi kèm. Vì vậy, bạn cần đính kèm các tài liệu có liên quan đã nêu trên để có thể chứng minh năng lực của bản thân, giúp họ có cái nhìn khả quan hơn về bạn.
Đối với tài liệu đính kèm, để đảm bảo thông tin chắc chắn không bị sai lệch, bạn nên lưu file dưới dạng PDF và đặt tên file dưới dạng tiếng Việt không dấu.
Cuối cùng là kiểm tra lại thông tin một lần nữa theo thứ tự:
- Tên email
- Tên hiển thị email
- Tiêu đề email
- Địa chỉ người nhận/ Phòng ban tuyển dụng
- Nội dung email
- Các tài liệu kèm theo: nên để tên dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu.
Vừa rồi, Tung Tăng đã chia sẻ cho các bạn những thông tin cần thiết để bạn biết cách viết email xin việc một cách hoàn chỉnh nhất. Tung Tăng hy vọng những thông tin trên giúp bạn có thêm tự tin hơn cũng như tích lũy thêm những kỹ năng, kinh nghiệm hữu ích nhất. Chúc các bạn gặp nhiều may mắn và thành công!
