Mục lục:
Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì?
Mỗi hóa đơn được mặc định bằng một mã số gọi là mã tra cứu hóa đơn điện tử. Việc tra cứu hóa đơn điện tử giúp cho kế toán của doanh nghiệp dễ dàng thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác nhất và có thể tra cứu bất cứ lúc nào.
Hiện nay, tùy vào các nền tảng khác nhau mà người dùng có thể tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng như:
- Website tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế: Người dùng cần nhập mã tra cứu chính là mã số thuế của hóa đơn
- Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp: người dùng chỉ cần nhập mã tra cứu là mã nhận hóa đơn.
Lưu ý, người dùng cần phải nhập đúng mã yêu cầu khi tra cứu mã trên các nền tảng khác nhau, vì mỗi nền tảng có thể sẽ khác nhau khi tra cứu.
Các trường hợp cần tra cứu hóa đơn điện tử
Các trường hợp cần lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế:
- Trước khi hạch toán và kê khai hóa đơn, cần xác nhận tính hợp lệ, hợp pháp, hóa đơn được phép sử dụng thì kế toán mới được lập hóa đơn đầu ra và xuất cho khách hàng. Vì vậy, phải kiểm tra, tra cứu hóa đơn điện tử sau khi gửi thông báo phát hành đã được phép sử dụng.
- Sau 02 ngày kể từ ngày gửi thông báo phát hành, có thể tiến hành tra cứu mã số hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn trên website Tổng cục Thuế
1. Tra cứu một hóa đơn
Bước 1: Truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
Chọn các mục: Thông tin hóa đơn, biên lai/ Hóa đơn/ Tra cứu một hóa đơn
Bước 2: Sau đó điền đầy đủ thông tin bao gồm: Mã số thuế người bán hàng hóa/dịch vụ, mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
Bước 3: Tích vào ô vuông (Lựa chọn loại hóa đơn như hóa đơn bưu điện, hóa đơn bưu chính, hóa đơn viễn thông,…)
Bước 4: Gõ “Mã xác thực” và nhấn “Tìm kiếm”.
2. Kiểm tra thông tin về hóa đơn điện tử
Trang kết quả tra cứu sẽ mở ra, sau khi thực hiện các bước nhập thông tin hóa đơn.
Trường hợp 1: Nếu kết quả tra cứu hiển thị đầy đủ 2 phần thông tin: “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”, thì đây là một hóa đơn điện tử hợp pháp (hóa đơn thật).Khi sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều người sẽ không biết phân biệt liệu hóa đơn điện tử đó có hợp pháp hay không.
Hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp khi đáp ứng đủ các quy định tại: Khoản 5, Điều 4 và Điều 6, 7, 8 của Nghị định. Đó là các quy định kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, quy định về nội dung, thời điểm trong hóa đơn.
Trường hợp 2: Nếu người dùng không tra cứu được hoặc thiếu một trong hai thông tin trên thì có thể hóa đơn điện tử không hợp pháp (hóa đơn giả). Ngoài ra, có thể là do doanh nghiệp đó chưa thông báo phát hành hóa đơn, hoặc đã có thông báo nhưng chưa được cập nhật thông tin trên cổng thông tin.
Lúc này, cần liên hệ với bên bán hàng để kiểm tra lại đã làm thông báo phát hành hóa đơn hay chưa hoặc bạn có thể mở trình duyệt khác như Internet Explorer thay vì tình duyệt: Cốc cốc, Google Chrome,…
3. Tra cứu nhiều hóa đơn
Để tra cứu nhiều hóa đơn điện tử:
- Bước 1: Cần chuẩn bị 1 file Excel với các giá trị được sắp xếp theo các cột (A, B, C, D, E,…)
Ứng với mỗi cột sẽ là các giá trị bao gồm: Mã số thuế, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Hóa đơn invoice của bưu chính, viễn thông, Hóa đơn Bưu điện của bưu chính, viễn thông
- Bước 2: Chọn lần lượt: “Thông tin hóa đơn, biên lai”/ ”Hóa đơn”/ “Tra cứu nhiều hóa đơn”
- Bước 3: Lựa chọn Trạng thái hóa đơn: “Hóa đơn có giá trị sử dụng” hoặc “không có giá trị sử dụng”.
- Bước 4: Nhấn vào “Chọn tệp” và “Đường dẫn đến file cần tra cứu” (đã chuẩn bị ở bước 1).
- Bước 5: Lựa chọn các cột ứng với các nội dung (Ví dụ: Mã số thuế: A, Mẫu số: B)
- Bước 6: Nhập “Mã xác nhận”
- Bước 7: Nhấn chọn “Tìm kiếm”
Tương tự kết quả tra cứu sẽ hiển thị của nhiều hóa đơn.
Một số nguyên nhân kết quả không hiển thị đầy đủ
Một số nguyên nhân phổ biến mà Tung tăng sẽ cập nhập cho các bạn như:
- Trình duyệt không được hỗ trợ.
- Thông tin chưa được cập nhật trên hệ thống.
- Hóa đơn hết giá trị sử dụng.
- Người bán chưa thông báo phát hành hóa đơn.
- Thực hiện sai sót quy trình thông báo phát hành hóa đơn. Lúc này hóa đơn sẽ không hợp lệ hoặc không tồn tại.
